Przez wiele lat przedsiębiorcy zainteresowani dofinansowaniem rozwoju pracowników w pierwszej kolejności sprawdzali Krajowy Fundusz Szkoleniowy. KFS nadal pozostaje ważnym źródłem finansowania kształcenia ustawicznego, ale dziś nie jest już jedyną realną możliwością. W praktyce coraz większego znaczenia nabierają regionalne programy Funduszy Europejskich, Baza Usług Rozwojowych, Podmiotowe Systemy Finansowania oraz projekty kierowane do konkretnych grup przedsiębiorstw, sektorów i regionów. Dla firm oznacza to znacznie szerszy dostęp do środków na rozwój kompetencji niż jeszcze kilka lat temu.
Zmienia się również sposób, w jaki przedsiębiorcy powinni szukać finansowania. Samo sprawdzenie, czy w lokalnym urzędzie pracy prowadzony jest nabór w ramach KFS, może być niewystarczające. W zależności od województwa, wielkości przedsiębiorstwa, rodzaju planowanej usługi i aktualnego harmonogramu naborów firma może uzyskać wsparcie na szkolenia, kursy, doradztwo, walidację kompetencji, egzaminy czy certyfikację. W części programów dofinansowanie pokrywa znaczną część kosztów usługi, choć jego dokładny poziom zawsze zależy od zasad konkretnego projektu.
KFS nadal jest ważny, ale nie wyczerpuje możliwości
Krajowy Fundusz Szkoleniowy pozostaje jednym z najbardziej rozpoznawalnych instrumentów wspierających rozwój pracowników i pracodawców. Środki z KFS są dystrybuowane za pośrednictwem powiatowych urzędów pracy, a ich przeznaczeniem jest finansowanie kształcenia ustawicznego. W praktyce może to oznaczać wsparcie szkoleń, kursów, egzaminów, studiów podyplomowych czy innych form podnoszenia kwalifikacji, o ile spełnione są warunki danego naboru.
Problem polega na tym, że dostępność środków z KFS jest ograniczona, a nabory w wielu powiatach trwają krótko. Zdarza się również, że zainteresowanie przedsiębiorców jest większe niż dostępna pula środków. Dlatego firma, która nie zdąży złożyć wniosku, nie spełni lokalnych kryteriów albo planuje rozwój kompetencji poza okresem naboru, powinna sprawdzić inne możliwości. Coraz częściej właśnie tutaj pojawiają się regionalne programy finansowane z Funduszy Europejskich.
Regionalne programy rozwojowe stają się coraz ważniejsze
W obecnej perspektywie finansowej 2021–2027 rozwój kompetencji pracowników i przedsiębiorców jest wspierany również poprzez programy regionalne. Ich zasady różnią się w zależności od województwa, operatora oraz konkretnego projektu, ale mechanizm jest zazwyczaj podobny. Firma zgłasza chęć udziału w programie, przechodzi procedurę określoną przez operatora, a następnie korzysta z usług rozwojowych spełniających warunki danego systemu.
W wielu programach poziom wsparcia może wynosić kilkadziesiąt procent wartości szkolenia lub innej usługi rozwojowej. Często spotykanym poziomem jest dofinansowanie sięgające około 80%, choć nie można traktować tej wartości jako obowiązującej w całym kraju. W jednych województwach firma może być zobowiązana do wniesienia większego wkładu własnego, w innych dostępne są projekty z wyższym poziomem wsparcia. Różnić mogą się również limity przypadające na jednego pracownika lub przedsiębiorstwo.
Z punktu widzenia firmy bardzo ważne jest więc, aby nie szukać odpowiedzi wyłącznie na pytanie: „ile wynosi dofinansowanie?”. Równie istotne są zasady kwalifikowania przedsiębiorstw, rodzaje dopuszczonych usług, terminy naborów, maksymalne limity oraz sposób rozliczania wsparcia. To właśnie te elementy w praktyce decydują o tym, czy firma może skorzystać z danego programu.
Baza Usług Rozwojowych jest jednym z najważniejszych elementów systemu
Duża część programów finansowania rozwoju pracowników jest dziś powiązana z Bazą Usług Rozwojowych prowadzoną przez PARP. BUR pełni rolę rozbudowanej bazy ofert szkoleniowych i rozwojowych, z których przedsiębiorcy mogą wybierać usługi spełniające wymagania konkretnego programu. Nie chodzi przy tym wyłącznie o tradycyjne szkolenia. W bazie dostępne mogą być także kursy, doradztwo, egzaminy, walidacja kompetencji, certyfikacja czy inne formy rozwoju zawodowego.
W praktyce bardzo ważne jest zachowanie właściwej kolejności działań. Firma nie powinna zakładać, że może najpierw samodzielnie kupić dowolne szkolenie, a następnie wystąpić o zwrot części kosztów. W wielu projektach konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie do operatora, podpisanie odpowiednich dokumentów, uzyskanie prawa do wsparcia i dopiero później wybór konkretnej usługi. Dlatego przedsiębiorcy powinni dokładnie zapoznawać się z regulaminami naborów, zanim podejmą decyzję o zakupie szkolenia.
Firmy zainteresowane taką formą rozwoju mogą również przeglądać szkolenia dofinansowane, porównując tematykę, zakres oraz potencjalne możliwości wykorzystania dostępnych programów finansowania.
Podmiotowy System Finansowania daje firmie większy wpływ na wybór szkolenia
W wielu regionach finansowanie rozwoju pracowników jest organizowane w formule Podmiotowego Systemu Finansowania. Jego istotą jest to, że wsparcie trafia do przedsiębiorcy, który sam wybiera usługę odpowiadającą jego potrzebom, oczywiście w granicach określonych przez regulamin projektu. To odróżnia ten model od programów, w których z góry wskazany jest konkretny zakres tematyczny lub określona lista dostępnych szkoleń.
Dla firm jest to korzystne przede wszystkim dlatego, że pozwala lepiej dopasować rozwój pracowników do rzeczywistych wyzwań organizacji. Jedno przedsiębiorstwo może potrzebować szkolenia z zarządzania zespołem, inne z automatyzacji procesów, a jeszcze inne z obsługi klienta, sprzedaży czy nowych regulacji prawnych. Dzięki temu dofinansowanie może być traktowane nie jako cel sam w sobie, lecz jako narzędzie wspierające konkretny plan rozwoju.
Trzeba jednak pamiętać, że operator regionalny może określać dodatkowe warunki. Mogą one dotyczyć wielkości firmy, miejsca prowadzenia działalności, statusu uczestnika, limitu środków lub rodzaju kompetencji objętych wsparciem. Dlatego przedsiębiorstwo powinno każdorazowo analizować konkretny projekt, a nie zakładać, że zasady będą takie same w całym kraju.
Dofinansowanie może obejmować więcej niż samo szkolenie
Jedną z istotnych zmian na rynku finansowania rozwoju kompetencji jest coraz szersze rozumienie pojęcia usługi rozwojowej. W wielu programach wsparcie nie ogranicza się wyłącznie do udziału w kursie czy szkoleniu. Możliwe jest również finansowanie doradztwa, walidacji kompetencji, egzaminów, certyfikacji, a w niektórych przypadkach także studiów podyplomowych.
Ma to duże znaczenie dla firm działających w branżach, w których samo ukończenie kursu nie wystarcza. Czasami potrzebne jest formalne potwierdzenie zdobytych kwalifikacji, uzyskanie certyfikatu albo przejście procedury walidacji. W takich przypadkach przedsiębiorstwo może planować rozwój pracownika bardziej kompleksowo, obejmując wsparciem nie tylko etap zdobywania wiedzy, ale również etap jej formalnego potwierdzenia.
Z punktu widzenia zarządzania kompetencjami jest to podejście znacznie bardziej wartościowe. Firma może bowiem budować konkretne ścieżki rozwoju pracowników i lepiej dokumentować efekty inwestycji w szkolenia.
Coraz częściej finansowane są kompetencje związane z transformacją gospodarki
Obecne programy rozwojowe coraz częściej koncentrują się na kompetencjach szczególnie ważnych z punktu widzenia zmian zachodzących na rynku pracy. Dotyczy to między innymi umiejętności cyfrowych, automatyzacji, sztucznej inteligencji, zielonej transformacji, efektywności energetycznej, zarządzania zmianą czy rozwoju kompetencji menedżerskich.
Dla przedsiębiorców oznacza to, że niektóre obszary mogą być wspierane częściej lub na korzystniejszych zasadach niż inne. Firma planująca rozwój kompetencji związanych z cyfryzacją, transformacją procesów czy wdrażaniem nowych technologii powinna więc sprawdzać nie tylko ogólne programy szkoleniowe, ale również projekty tematyczne. Często są one tworzone właśnie po to, aby przyspieszać dostosowanie przedsiębiorstw do zmian technologicznych i gospodarczych.
W praktyce może się więc okazać, że firma zainteresowana szkoleniem z AI, automatyzacji, analityki danych czy nowych metod zarządzania znajdzie dedykowany program wsparcia, nawet jeśli w danym momencie nie ma dostępnych środków z KFS.
Jak firma powinna szukać dofinansowania?
Najlepszym punktem wyjścia jest określenie rzeczywistej potrzeby rozwojowej firmy. Dopiero później warto sprawdzać, jakie źródła finansowania mogą pomóc w jej realizacji. Odwrotna kolejność, czyli wybieranie szkolenia wyłącznie dlatego, że jest dofinansowane, może prowadzić do wydawania środków na rozwój kompetencji, które nie przynoszą przedsiębiorstwu realnej wartości.
Przedsiębiorca powinien sprawdzać równolegle kilka miejsc: informacje publikowane przez urząd pracy, strony regionalnych Funduszy Europejskich, Bazę Usług Rozwojowych, serwisy operatorów regionalnych oraz aktualne programy PARP. Warto również śledzić harmonogramy naborów, ponieważ część programów jest uruchamiana w określonych rundach i przez stosunkowo krótki czas.
Dobrą praktyką jest także wcześniejsze przygotowanie podstawowych informacji o firmie i pracownikach. W niektórych naborach znaczenie może mieć szybkość poprawnego złożenia dokumentów, dlatego rozpoczęcie przygotowań dopiero w dniu uruchomienia rekrutacji może ograniczyć szanse na uzyskanie wsparcia.
Ile rzeczywiście może wynosić dofinansowanie?
Nie ma jednej stawki obowiązującej dla wszystkich przedsiębiorców. Wysokość wsparcia zależy od wielu czynników, w tym od województwa, rodzaju programu, wielkości firmy, grupy docelowej i zakresu usługi. W wielu projektach spotykane jest finansowanie obejmujące 50%, 70% czy 80% wartości usługi, ale możliwe są również inne poziomy.
Dlatego firmy nie powinny podejmować decyzji na podstawie pojedynczej informacji znalezionej w internecie. Jeżeli w jednym województwie przedsiębiorca otrzymuje 80% wsparcia, nie oznacza to automatycznie, że takie same warunki będą dostępne w innym regionie. Zawsze należy sprawdzić aktualny regulamin, limity oraz zasady konkretnego naboru.
Warto również zwracać uwagę na sposób rozliczenia dofinansowania. W jednych projektach stosowany jest system bonów, w innych refundacja części kosztów, a jeszcze w innych mechanizm może być zorganizowany w odmienny sposób. Te różnice mają realny wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa i sposób planowania budżetu szkoleniowego.
KFS, BUR i programy regionalne warto traktować równolegle
Najważniejsza zmiana w podejściu do finansowania rozwoju pracowników polega dziś na tym, że przedsiębiorca nie powinien szukać jednego źródła pieniędzy. Znacznie skuteczniejsze jest monitorowanie kilku systemów jednocześnie. KFS może być dobrym rozwiązaniem w jednym momencie, a kilka miesięcy później znacznie lepszą opcją może okazać się program regionalny, projekt BUR albo tematyczny program związany z cyfryzacją lub transformacją przedsiębiorstw.
Takie podejście pozwala firmom planować rozwój bardziej elastycznie i nie uzależniać całej polityki szkoleniowej od jednego naboru. Warto więc budować wiedzę o dostępnych instrumentach i regularnie sprawdzać aktualne możliwości.
Dofinansowanie nie powinno zastępować strategii rozwoju
Łatwy dostęp do finansowania może być kuszący, ale firma nie powinna zaczynać od pytania: „na co możemy dostać pieniądze?”. Lepszym pytaniem jest: „jakich kompetencji naprawdę nam brakuje?”. Dopiero po określeniu luki kompetencyjnej warto sprawdzić, czy można sfinansować jej uzupełnienie ze środków publicznych.
Szkolenie powinno odpowiadać na konkretny cel biznesowy. Może nim być wzrost sprzedaży, poprawa jakości obsługi klienta, wdrożenie nowego systemu, rozwój kompetencji kadry kierowniczej, ograniczenie błędów, poprawa bezpieczeństwa pracy czy przygotowanie firmy do nowych regulacji. Dofinansowanie jest wtedy narzędziem pomagającym obniżyć koszt realizacji tego celu, a nie argumentem za wyborem przypadkowego kursu.
Firmy mają dziś więcej możliwości niż kilka lat temu
Rynek finansowania rozwoju pracowników jest dziś znacznie bardziej rozbudowany niż w przeszłości. Obok Krajowego Funduszu Szkoleniowego funkcjonują regionalne programy Funduszy Europejskich, Podmiotowe Systemy Finansowania, Baza Usług Rozwojowych oraz projekty specjalistyczne wspierające wybrane kompetencje, sektory i procesy transformacyjne.
Dla przedsiębiorców najważniejszy wniosek jest prosty: brak dostępnych środków z KFS nie oznacza, że firma musi zrezygnować ze szkolenia albo pokryć jego pełny koszt z własnego budżetu. Warto sprawdzić programy regionalne, aktualne nabory operatorów oraz szkolenia objęte możliwością dofinansowania.
Przy rosnącym znaczeniu kompetencji i szybkim tempie zmian technologicznych umiejętność wyszukiwania źródeł finansowania rozwoju pracowników staje się ważnym elementem zarządzania firmą. Przedsiębiorstwa, które regularnie monitorują dostępne programy i łączą je z realnymi potrzebami kompetencyjnymi, mogą rozwijać pracowników przy znacznie niższym obciążeniu własnego budżetu.
Artykuł powstał we współpracy z serwisem Szkolenia24h.pl, prezentującym szkolenia, kursy i oferty rozwojowe dla pracowników oraz przedsiębiorstw.
