Szkolenie firmowe nie zawsze musi odbywać się w centrum dużego miasta, w biurowcu albo w sali konferencyjnej położonej kilka minut od siedziby firmy. Coraz częściej organizatorzy wybierają hotele zlokalizowane poza miastem – nad jeziorem, w pobliżu lasu, w górach albo po prostu w spokojnej miejscowości oddalonej od dużej aglomeracji. Taka decyzja może całkowicie zmienić charakter spotkania. Uczestnicy nie przyjeżdżają wtedy wyłącznie na kilka godzin szkolenia, ale spędzają razem cały dzień lub nawet kilka dni, mają więcej czasu na rozmowy, pracę warsztatową oraz integrację.
Nie oznacza to jednak, że hotel poza miastem zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem. W przypadku krótkiego szkolenia dodatkowy dojazd może być niepotrzebnym utrudnieniem, natomiast przy wydarzeniu dwudniowym lub intensywnych warsztatach spokojniejsza lokalizacja może stać się jednym z największych atutów całego przedsięwzięcia. Kiedy więc warto zdecydować się na szkolenie poza miastem?
Gdy szkolenie trwa cały dzień lub kilka dni
Najwięcej argumentów za wyjazdem poza miasto pojawia się wtedy, gdy szkolenie trwa dłużej niż kilka godzin. Przy programie obejmującym kilka bloków tematycznych, ćwiczenia praktyczne, pracę w grupach, wspólne posiłki i wieczorne rozmowy hotel staje się nie tylko miejscem wynajmu sali, ale całym zapleczem wydarzenia.
Uczestnicy mogą rozpocząć dzień śniadaniem, następnie przejść bezpośrednio do sali szkoleniowej, korzystać z przerw kawowych i lunchu, a po zakończeniu części merytorycznej pozostać na wspólnej kolacji. Nie trzeba organizować kilku osobnych lokalizacji ani zastanawiać się, gdzie przewieźć grupę po szkoleniu. W przypadku wydarzenia dwudniowego szczególnie wygodne jest również to, że uczestnicy nocują w tym samym obiekcie, w którym odbywają się zajęcia.
Taki model organizacyjny pozwala także lepiej wykorzystać czas. Zamiast codziennych dojazdów uczestnicy mogą rozpocząć kolejne zajęcia rano, a zakończyć je późnym popołudniem bez presji związanej z powrotem do domu.
Kiedy potrzebne jest oderwanie od codziennych obowiązków
Jednym z największych problemów szkoleń organizowanych w siedzibie firmy jest to, że uczestnicy przez cały czas pozostają bardzo blisko swoich codziennych obowiązków. W przerwie mogą wrócić do biurka, odebrać kilka telefonów, odpowiedzieć na wiadomości albo zostać poproszeni o rozwiązanie pilnej sprawy.
Wyjazd do hotelu poza miastem tworzy wyraźniejszą granicę pomiędzy zwykłym dniem pracy a czasem przeznaczonym na naukę. Sama zmiana otoczenia nie zagwarantuje oczywiście pełnej koncentracji, ale może ułatwić stworzenie warunków, w których uczestnicy rzeczywiście skupiają się na programie szkolenia.
Ma to szczególne znaczenie podczas warsztatów wymagających aktywnego udziału, dyskusji oraz pracy w grupach. Jeżeli część uczestników co kilka minut sprawdza telefon albo wychodzi z sali, aby zająć się bieżącymi sprawami, trudno utrzymać odpowiednią dynamikę zajęć.
Szkolenie połączone z integracją zespołu
Hotel poza miastem bardzo dobrze sprawdza się również wtedy, gdy celem wydarzenia jest nie tylko przekazanie wiedzy, ale także lepsze poznanie się pracowników. Szczególnie dotyczy to zespołów rozproszonych, których członkowie na co dzień pracują w różnych oddziałach albo wykonują obowiązki zdalnie.
Po zakończeniu szkolenia uczestnicy nie muszą natychmiast opuszczać obiektu. Można zaplanować wspólną kolację, ognisko, aktywności sportowe, spacer, warsztaty kulinarne czy inne elementy programu integracyjnego. Bardzo często właśnie podczas mniej formalnej części wyjazdu pojawiają się rozmowy, na które w codziennym środowisku pracy po prostu brakuje czasu.
Dzięki temu jedno wydarzenie może realizować kilka celów jednocześnie: rozwój kompetencji, wymianę doświadczeń, budowanie relacji oraz integrację zespołu.
Przy warsztatach i szkoleniach wymagających intensywnej pracy zespołowej
Nie każde szkolenie polega na słuchaniu prezentacji prowadzącego. Coraz więcej spotkań ma formę warsztatów, podczas których uczestnicy pracują nad konkretnymi problemami, przygotowują projekty, analizują przypadki albo wspólnie szukają rozwiązań.
W takim przypadku hotel poza miastem może zapewnić spokojniejsze warunki oraz dostęp do większej liczby przestrzeni. Oprócz głównej sali warto wtedy zwrócić uwagę na mniejsze pomieszczenia, które można wykorzystać do pracy w grupach.
Jeżeli szkolenie obejmuje kilkadziesiąt osób, jedna sala nie zawsze będzie wystarczająca. Przy części ćwiczeń uczestnicy mogą zostać podzieleni na kilkuosobowe zespoły, dlatego dodatkowe pokoje konferencyjne, foyer czy inne przestrzenie wspólne stają się bardzo przydatne.
Kiedy otoczenie hotelu jest częścią programu
Wybierając hotel poza miastem, organizator może wykorzystać również jego lokalizację. Obiekt położony nad jeziorem, w otoczeniu lasu albo w górach umożliwia przeniesienie części programu na zewnątrz.
Nie chodzi o to, aby każde szkolenie zamieniać w wyjazd rekreacyjny. Czasami wystarczy dłuższa przerwa na świeżym powietrzu, spacer po zakończeniu zajęć albo wieczorna aktywność organizowana na terenie hotelu.
Takie rozwiązanie może być szczególnie interesujące podczas kilkudniowych programów rozwojowych, spotkań kadry zarządzającej, warsztatów strategicznych czy firmowych retreatów. W takich wydarzeniach otoczenie obiektu może mieć niemal takie samo znaczenie jak sama sala szkoleniowa.
Dla uczestników przyjeżdżających samochodami z różnych regionów
Hotel poza centrum miasta nie zawsze oznacza gorszą dostępność. W niektórych przypadkach może być wręcz odwrotnie.
Jeżeli uczestnicy przyjeżdżają z kilku województw i większość z nich korzysta z samochodów, hotel położony w pobliżu drogi ekspresowej, autostrady lub obwodnicy może być znacznie wygodniejszy niż obiekt znajdujący się w ścisłym centrum.
Unika się wtedy korków, problemów z parkowaniem i skomplikowanego dojazdu przez zatłoczone ulice. Ważnym kryterium wyboru powinien być jednak odpowiednio duży parking, najlepiej dostępny bez dodatkowych opłat dla uczestników.
Przy planowaniu warto więc patrzeć nie tyle na liczbę kilometrów od centrum miasta, ile na rzeczywisty czas dojazdu z miejsc, z których przyjadą uczestnicy.
Kiedy potrzebna jest większa prywatność
Niektóre szkolenia dotyczą tematów strategicznych, zmian organizacyjnych, sprzedaży, zarządzania albo wewnętrznych procesów firmy. Organizatorom może wówczas zależeć na większym poczuciu prywatności.
Hotel poza miastem często pozwala łatwiej odseparować grupę od codziennego otoczenia firmy. Przy odpowiednim doborze obiektu można również wynająć kilka sal znajdujących się w jednej części hotelu lub zorganizować wydarzenie w bardziej kameralnym obiekcie.
Jest to szczególnie ważne podczas spotkań zarządu, warsztatów strategicznych albo szkoleń dla menedżerów, podczas których omawiane są informacje przeznaczone wyłącznie dla konkretnej grupy.
Hotel poza miastem może również ułatwić networking
W przypadku klasycznego szkolenia w centrum miasta uczestnicy często opuszczają obiekt natychmiast po zakończeniu zajęć. Jedni spieszą się na pociąg, inni wracają do biura albo mają kolejne obowiązki.
Podczas szkolenia wyjazdowego sytuacja wygląda inaczej. Uczestnicy pozostają razem znacznie dłużej. Spotykają się podczas śniadania, przerw, lunchu, kolacji czy wieczornego odpoczynku.
Z punktu widzenia organizatora może to być bardzo cenna wartość dodana. Czasami kilkanaście minut nieformalnej rozmowy przy kawie pozwala pracownikom wymienić więcej doświadczeń niż kolejna godzina prezentacji.
Jak daleko od miasta powinien znajdować się hotel?
Nie istnieje jedna odległość, która będzie odpowiednia dla każdego wydarzenia. Wiele zależy od długości szkolenia i sposobu transportu uczestników.
Przy jednodniowym wydarzeniu rozsądnym rozwiązaniem będzie zwykle obiekt położony na tyle blisko miasta, aby dojazd nie zajmował dużej części dnia. Jeżeli uczestnicy mają spędzić w samochodzie po kilka godzin w każdą stronę tylko po to, aby uczestniczyć w sześciogodzinnym szkoleniu, korzyści z lokalizacji mogą być niewspółmierne do kosztów i czasu.
Przy szkoleniu dwudniowym lub trzydniowym można pozwolić sobie na znacznie większą odległość. Wówczas podróż odbywa się tylko pierwszego i ostatniego dnia, a pomiędzy nimi uczestnicy pozostają w hotelu.
Dobrym rozwiązaniem może być również zorganizowanie wspólnego transportu, szczególnie jeśli większość grupy rozpoczyna podróż z jednego miasta.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu?
Sama atrakcyjna lokalizacja nie powinna być głównym kryterium decyzji. Hotel musi przede wszystkim zapewniać odpowiednie warunki do realizacji programu szkoleniowego.
Warto sprawdzić wielkość i układ sali, dostęp do światła dziennego, możliwości aranżacji przestrzeni, wyposażenie multimedialne, jakość internetu oraz dostępność dodatkowych pomieszczeń do pracy w grupach. Przy dłuższym wydarzeniu duże znaczenie będzie miała również liczba pokoi hotelowych, standard noclegów i możliwość zorganizowania wszystkich posiłków na miejscu.
Jeżeli planowana jest integracja, trzeba również sprawdzić, jakie przestrzenie i atrakcje są dostępne w hotelu lub jego bezpośrednim sąsiedztwie.
Nie można pomijać kwestii logistycznych: parkingu, dojazdu autokaru, godzin zameldowania, dostępności obiektu dla osób z niepełnosprawnościami oraz możliwości wcześniejszego przygotowania sali.
Kiedy szkolenie poza miastem może się nie opłacać?
Nie każde wydarzenie wymaga wyjazdu. Przy krótkim szkoleniu trwającym dwie lub trzy godziny obiekt w centrum miasta może być zdecydowanie praktyczniejszy.
Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy uczestnicy mieszkają lub pracują w jednej miejscowości i mogą szybko dotrzeć na miejsce komunikacją miejską. Organizowanie transportu kilkadziesiąt kilometrów poza miasto tylko po to, aby przeprowadzić krótką prezentację, może nie mieć większego sensu.
Podobnie wygląda sytuacja w przypadku bardzo napiętego budżetu. Hotel poza miastem może oznaczać dodatkowe koszty noclegów, kolacji, transportu oraz dłuższego pobytu uczestników.
Dlatego przed podjęciem decyzji warto policzyć pełny koszt jednego uczestnika, a nie jedynie cenę wynajmu sali.
Miasto czy hotel poza miastem?
Najprostsza zasada może wyglądać następująco: im krótsze i bardziej informacyjne szkolenie, tym większe znaczenie ma łatwy dojazd. Im dłuższe wydarzenie i im więcej w nim warsztatów, integracji oraz pracy zespołowej, tym więcej argumentów przemawia za lokalizacją poza miastem.
Szkolenie w centrum może być idealne dla grupy spotykającej się na kilka godzin. Hotel w spokojniejszej lokalizacji może natomiast znacznie lepiej sprawdzić się podczas dwudniowych warsztatów, spotkania zespołu sprzedażowego, szkolenia menedżerskiego czy programu połączonego z integracją.
Nie chodzi więc o to, czy lepsze jest miasto czy hotel poza nim. Najważniejsze jest dopasowanie miejsca do celu spotkania.
Dobrze wybrana lokalizacja staje się częścią szkolenia
Przy wyjeździe szkoleniowym hotel przestaje być wyłącznie miejscem, w którym stoi projektor i kilka rzędów krzeseł. Sala, restauracja, pokoje, przestrzenie wspólne oraz otoczenie obiektu tworzą jedno środowisko, w którym uczestnicy spędzają często kilkadziesiąt godzin.
Jeżeli program zakłada intensywną pracę, integrację i wymianę doświadczeń, hotel poza miastem może zapewnić warunki trudne do osiągnięcia podczas klasycznego szkolenia organizowanego w centrum.
Dlatego przed rezerwacją warto zadać sobie jedno pytanie: czy uczestnicy mają jedynie przyjechać na szkolenie, czy rzeczywiście mają spędzić ten czas razem? Jeżeli ważny jest ten drugi scenariusz, lokalizacja poza miastem bardzo często okazuje się właściwym wyborem.
Artykuł powstał we współpracy z e-konferencje.pl
Artykuł powstał we współpracy z serwisem e-konferencje.pl – portalem prezentującym hotele, sale konferencyjne i obiekty na szkolenia, konferencje, spotkania firmowe oraz wyjazdy integracyjne w całej Polsce. W serwisie organizatorzy mogą porównywać lokalizacje i szukać miejsc dopasowanych do charakteru planowanego wydarzenia.
