Organizacja wydarzenia firmowego na pierwszy rzut oka wydaje się dość przewidywalnym zadaniem. Trzeba wybrać termin, znaleźć odpowiedni obiekt, zarezerwować salę, ustalić program, catering i zaprosić uczestników. W praktyce powodzenie konferencji, szkolenia, spotkania biznesowego czy wyjazdu firmowego zależy jednak od znacznie większej liczby elementów. Często właśnie drobne decyzje organizacyjne decydują o tym, czy uczestnicy opuszczą wydarzenie z poczuciem dobrze wykorzystanego czasu.
Współczesne wydarzenia biznesowe zmieniają się również pod wpływem nowych oczekiwań uczestników. Sama atrakcyjna sala i dobry catering nie zawsze wystarczają. Liczy się komfort, możliwość swobodnych rozmów, sprawna technologia, odpowiednio zaplanowane przerwy, łatwy dojazd, a coraz częściej również to, co wydarzenie oferuje poza oficjalnym programem.
Najpierw określ cel wydarzenia
Poszukiwanie hotelu czy centrum konferencyjnego warto rozpocząć dopiero wtedy, gdy wiadomo, czemu właściwie ma służyć organizowane spotkanie. Inaczej należy przygotować konferencję dla klientów, inaczej wewnętrzne szkolenie, a jeszcze inaczej kilkudniowy wyjazd integracyjny.
Jeżeli najważniejszym celem jest przekazywanie wiedzy, kluczowa będzie sala zapewniająca dobrą widoczność prezentacji, odpowiednią akustykę i komfort podczas kilku godzin wystąpień. W przypadku wydarzenia nastawionego na networking równie istotne mogą okazać się foyer, przestrzenie wspólne i miejsca pozwalające uczestnikom swobodnie rozmawiać.
Jeszcze inne wymagania pojawią się podczas spotkania integracyjnego. Wtedy znaczenia nabierają otoczenie hotelu, możliwości organizacji aktywności dodatkowych, restauracja, baza noclegowa oraz przestrzeń dostępna po zakończeniu oficjalnej części programu.
Cel wydarzenia powinien więc wpływać na praktycznie każdą późniejszą decyzję.
Liczba uczestników to dopiero początek wyboru sali
Informacja, że konferencja będzie przeznaczona dla 100 osób, nie oznacza automatycznie, że każda sala mieszcząca 100 uczestników będzie odpowiednia.
Dużo zależy od planowanego ustawienia. Układ teatralny pozwala efektywnie wykorzystać powierzchnię podczas prezentacji i wystąpień. Układ szkolny potrzebuje więcej przestrzeni, ponieważ uczestnicy korzystają ze stołów. Podkowa może być dobrym rozwiązaniem podczas szkoleń i dyskusji, natomiast ustawienie uczestników przy kilku osobnych stołach ułatwia prowadzenie warsztatów oraz pracę zespołową.
Trzeba również uwzględnić dodatkowe elementy. Scena, stanowisko techniczne, kamery, dodatkowe ekrany czy przestrzeń dla partnerów wydarzenia mogą znacząco zmniejszyć powierzchnię dostępną dla uczestników.
Dlatego podczas wyboru sali warto analizować nie tylko jej maksymalną pojemność, ale przede wszystkim to, jak będzie wyglądała po przygotowaniu konkretnego wydarzenia.
Przerwa kawowa nie jest stratą czasu
Organizatorzy często próbują zmieścić w programie jak najwięcej wystąpień. Powstaje agenda wypełniona prezentacjami, panelami i warsztatami, pomiędzy którymi pozostają krótkie, kilkunastominutowe przerwy.
Tymczasem właśnie te przerwy mogą być jednym z najbardziej wartościowych elementów konferencji.
Uczestnicy potrzebują czasu, aby odpocząć, napić się kawy, odpowiedzieć na wiadomości i przygotować do kolejnej części programu. Przerwa daje również możliwość rozmowy z osobą poznaną podczas wcześniejszej sesji.
W przypadku wydarzeń biznesowych takie nieformalne spotkania mają szczególne znaczenie. Kontakt nawiązany przy kawie może później przekształcić się we współpracę, wymianę doświadczeń albo nowy projekt.
Warto więc traktować networking jako element programu, a nie przypadkowy efekt wolnego czasu pomiędzy prezentacjami.
Sprawdź cały obiekt, nie tylko salę konferencyjną
Zdjęcia efektownej sali mogą przyciągnąć uwagę, ale uczestnicy będą korzystali również z wielu innych części obiektu. Dlatego przed dokonaniem rezerwacji warto sprawdzić, jak wygląda cała infrastruktura.
Istotna jest przestrzeń przed salą, w której mogą odbywać się przerwy i rozmowy. Przy większej konferencji potrzebne będzie miejsce na recepcję uczestników, szatnię, catering oraz ewentualne stanowiska wystawców lub sponsorów.
Jeżeli program obejmuje kilka równoległych sesji, trzeba również sprawdzić lokalizację poszczególnych pomieszczeń. Uczestnicy nie powinni tracić dużej części przerwy na przechodzenie pomiędzy odległymi częściami obiektu.
W przypadku wydarzeń kilkudniowych warto zwrócić uwagę na liczbę pokoi, restaurację oraz przestrzenie dostępne wieczorem. Hotel staje się wtedy nie tylko miejscem konferencji, lecz także centrum całego wyjazdu.
Technologia powinna pomagać, a nie zwracać na siebie uwagę
Projektor, ekran, mikrofon i dostęp do internetu należą obecnie do podstawowego wyposażenia wielu sal konferencyjnych. Jednak wraz z rozwojem wydarzeń rosną również wymagania technologiczne.
Organizatorzy wykorzystują ekrany LED, kilka źródeł obrazu, mikrofony bezprzewodowe, systemy do głosowania, aplikacje konferencyjne, elektroniczną rejestrację czy transmisje internetowe.
Najważniejsze jest jednak nie to, ile technologii znajdzie się podczas wydarzenia, ale czy będzie ona działała wtedy, gdy jest potrzebna.
Dlatego warto wcześniej przeprowadzić próbę techniczną, sprawdzić prezentacje prelegentów, działanie mikrofonów i jakość połączenia internetowego. W przypadku bardziej rozbudowanych wydarzeń dobrym rozwiązaniem jest również obecność osoby odpowiedzialnej za technikę przez cały czas trwania konferencji.
Uczestnik nie musi zauważać sprawnie działającej technologii. Z pewnością zauważy natomiast moment, w którym przestanie ona działać.
Catering trzeba dopasować do liczby osób i programu
Przerwa kawowa dla 30 osób wygląda zupełnie inaczej niż przerwa dla 500 uczestników. W tym drugim przypadku niewystarczająca liczba stanowisk z kawą może spowodować kolejki, przez które część osób nie zdąży nawet spokojnie porozmawiać przed rozpoczęciem kolejnej sesji.
Podobnie wygląda sytuacja podczas lunchu.
Warto wcześniej ustalić, ile osób może być obsługiwanych jednocześnie, w jaki sposób zostanie podane jedzenie oraz czy przestrzeń gastronomiczna jest wystarczająca dla całej grupy.
Coraz większe znaczenie mają również preferencje żywieniowe uczestników. Możliwość wyboru dań wegetariańskich i wegańskich czy wcześniejszego zgłoszenia specjalnych potrzeb staje się ważnym elementem profesjonalnej organizacji.
Dobrze przygotowany catering powinien współgrać z rytmem wydarzenia, zamiast go zakłócać.
Warto śledzić informacje z rynku MICE
Organizacja wydarzeń biznesowych nieustannie się zmienia. Powstają nowe hotele i centra konferencyjne, pojawiają się technologie usprawniające obsługę uczestników, rozwijają się nowe formaty spotkań, a firmy inaczej podchodzą do integracji, networkingu czy wyboru destynacji.
Dlatego doświadczenie organizatora warto uzupełniać regularnym obserwowaniem tego, co dzieje się w branży. Przydatnym źródłem mogą być informacje z rynku MICE, obejmujące wiadomości o nowych inwestycjach, trendach w organizacji konferencji i eventów, rozwiązaniach technologicznych, ciekawych miejscach oraz zmianach wpływających na sposób przygotowywania wydarzeń biznesowych.
Regularne obserwowanie rynku nie oznacza konieczności wprowadzania każdej nowości. Pozwala jednak zauważyć rozwiązania, które mogą przydać się podczas kolejnego wydarzenia. Czasami będzie to nowa technologia, innym razem ciekawy hotel, nietypowy format spotkania albo zupełnie inne podejście do programu konferencji.
Organizator, który wie, co dzieje się na rynku, ma po prostu większy wybór.
Lokalizacja może być częścią wydarzenia
Miejsce organizacji konferencji coraz częściej wybiera się nie tylko na podstawie parametrów sali. Szczególnie podczas kilkudniowych spotkań warto zastanowić się, co uczestnicy mogą zrobić po zakończeniu części merytorycznej.
Hotel w górach daje możliwość połączenia konferencji z aktywnością na świeżym powietrzu. Obiekt nad jeziorem może stworzyć warunki do organizacji programu integracyjnego. Spotkanie w centrum dużego miasta pozwala natomiast wykorzystać lokalną gastronomię, kulturę i atrakcje turystyczne.
W ten sposób lokalizacja przestaje być jedynie adresem konferencji, a zaczyna stanowić element doświadczenia uczestnika.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku wyjazdów firmowych, podczas których część biznesowa jest połączona z integracją zespołu.
Zostaw w programie trochę przestrzeni
Jednym z częstszych problemów podczas konferencji jest zbyt napięta agenda. Na papierze wszystko może wyglądać idealnie: prezentacja kończy się o 11:00, kolejna rozpoczyna dokładnie o 11:00, a następna piętnaście minut później.
W praktyce wydarzenia rzadko przebiegają z taką dokładnością.
Prelegent może przedłużyć wystąpienie. Uczestnicy mogą zadawać więcej pytań. Przejście do kolejnej sali zajmuje kilka minut. Czasami potrzebna jest nieplanowana przerwa techniczna.
Dlatego dobry harmonogram powinien uwzględniać niewielki margines bezpieczeństwa.
Kilka dodatkowych minut pomiędzy poszczególnymi częściami programu może sprawić, że uczestnicy nie będą mieli poczucia ciągłego pośpiechu.
Przejdź drogę uczestnika przed rozpoczęciem wydarzenia
Jednym z najprostszych sposobów sprawdzenia organizacji konferencji jest spojrzenie na nią z perspektywy osoby, która pojawi się w obiekcie po raz pierwszy.
Czy łatwo znajdzie parking? Czy będzie wiedziała, którym wejściem wejść? Czy od razu zobaczy recepcję? Gdzie zostawi kurtkę? Jak trafi do odpowiedniej sali? Czy podczas przerwy znajdzie miejsce, żeby spokojnie usiąść?
Dla organizatora, który od kilku tygodni przygotowuje wydarzenie i dobrze zna obiekt, odpowiedzi na te pytania mogą wydawać się oczywiste. Dla uczestnika wcale takie nie są.
Czytelne oznakowanie, dobrze przygotowana informacja przed wydarzeniem i sprawna obsługa często mają większy wpływ na komfort niż efektowne elementy dekoracyjne.
Nie próbuj zrobić wszystkiego podczas jednego wydarzenia
Nowe technologie, atrakcje integracyjne, warsztaty, prezentacje, networking, wystawcy, wieczorna kolacja – lista możliwości jest obecnie bardzo długa. Nie oznacza to jednak, że wszystkie trzeba wykorzystać podczas jednego spotkania.
Najlepsze wydarzenia nie zawsze są tymi najbardziej rozbudowanymi.
Czasami warto ograniczyć liczbę prezentacji i pozostawić więcej czasu na rozmowy. Innym razem lepiej zrezygnować z dodatkowej atrakcji, aby uczestnicy mogli odpocząć przed kolejnym dniem konferencji.
Każdy element programu powinien odpowiadać na konkretne pytanie: po co właściwie go organizujemy?
Jeżeli trudno znaleźć dobrą odpowiedź, być może nie jest potrzebny.
Udane wydarzenie składa się z wielu niewidocznych decyzji
Uczestnicy zazwyczaj nie wiedzą, ile czasu zajęło przygotowanie konferencji. Nie widzą dziesiątek wiadomości, rozmów z hotelem, ustaleń z technikami, zmian w menu czy kolejnych wersji programu.
Widzą efekt.
Jeżeli łatwo trafili na miejsce, szybko się zarejestrowali, dobrze słyszeli prelegentów, mieli czas na rozmowy, otrzymali dobry posiłek i nie musieli zastanawiać się, gdzie odbędzie się kolejny punkt programu, wydarzenie prawdopodobnie uznają za dobrze zorganizowane.
I właśnie na tym polega profesjonalna organizacja. Najlepsze decyzje często pozostają dla uczestnika niewidoczne – po prostu sprawiają, że wszystko działa tak, jak powinno.
