Centrum miasta wydaje się oczywistym wyborem przy organizacji konferencji. Bliskość dworca, komunikacji miejskiej, hoteli, restauracji i miejskich atrakcji rzeczywiście może być dużą zaletą. Nie oznacza to jednak, że sala znajdująca się kilka minut od rynku czy głównej ulicy zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem. W wielu przypadkach obiekt na obrzeżach miasta, przy głównej trasie, w pobliżu lotniska albo nawet kilkadziesiąt kilometrów od centrum może okazać się wygodniejszy zarówno dla uczestników, jak i samego organizatora.
Najważniejsze jest bowiem nie to, jak prestiżowo wygląda adres obiektu, lecz jak uczestnicy rzeczywiście będą do niego docierać i jak ma wyglądać całe wydarzenie. Innych warunków wymaga jednodniowa konferencja dla osób przyjeżdżających pociągiem, innych dwudniowe szkolenie z noclegiem, a jeszcze innych wydarzenie firmowe połączone z integracją. Lokalizację warto więc analizować razem z transportem, parkingiem, noclegami, programem konferencji i całkowitym kosztem organizacji.
Centrum miasta ma wiele zalet, ale nie w każdej sytuacji
Centralna lokalizacja sprawdza się szczególnie dobrze wtedy, gdy uczestnicy mają przyjechać z różnych części kraju i większość z nich będzie korzystać z transportu publicznego. Obiekt położony kilkaset metrów od dworca może pozwolić uczestnikom przyjechać rano, wziąć udział w konferencji i wrócić jeszcze tego samego dnia bez korzystania z samochodu czy dodatkowego transferu.
Podobnie wygląda sytuacja w przypadku wydarzeń skierowanych do mieszkańców miasta. Dobra komunikacja tramwajowa, autobusowa lub metro często mają większe znaczenie niż rozbudowany parking. Centrum daje również łatwy dostęp do restauracji, hoteli oraz miejsc, w których po zakończeniu oficjalnej części można zorganizować mniej formalne spotkanie.
Centralną lokalizację warto szczególnie rozważyć, gdy:
- wydarzenie trwa jeden dzień,
- uczestnicy przyjeżdżają głównie pociągami,
- duża część gości mieszka lub pracuje w mieście,
- nie jest planowany wspólny nocleg,
- uczestnicy po konferencji sami organizują sobie czas,
- organizatorowi zależy na łatwym dostępie do restauracji i usług w okolicy.
Problem zaczyna się wtedy, gdy wybór centrum wynika wyłącznie z przyzwyczajenia, a nie z rzeczywistych potrzeb uczestników.
Jeśli większość osób przyjeżdża samochodem, centrum może być mniej wygodne
Wydarzenie skierowane do uczestników przyjeżdżających samochodami warto oceniać według zupełnie innych kryteriów. Obiekt w centrum może znajdować się zaledwie kilka kilometrów od wjazdu do miasta, ale pokonanie tego dystansu w porannych godzinach szczytu może trwać znacznie dłużej, niż sugeruje mapa.
Do tego dochodzi parking. Hotel lub centrum konferencyjne może posiadać własne miejsca postojowe, ale przy wydarzeniu dla 200 osób ich liczba może okazać się niewystarczająca. Uczestnicy zaczynają wtedy szukać miejsc na pobliskich ulicach lub parkingach komercyjnych, co zwiększa koszty i ryzyko spóźnień.
W takiej sytuacji znacznie lepszym rozwiązaniem może być obiekt położony na obrzeżach miasta, w pobliżu obwodnicy lub głównej drogi wjazdowej. Dla osoby przyjeżdżającej z innego miasta możliwość zjechania z trasy i zaparkowania bezpośrednio przed obiektem może być bardziej komfortowa niż dojazd do ścisłego centrum.
Dlatego przed wyborem lokalizacji warto sprawdzić nie tylko odległość od centrum, ale również:
- rzeczywisty czas dojazdu w godzinach rozpoczęcia wydarzenia,
- liczbę miejsc parkingowych,
- koszt parkingu,
- możliwość rezerwacji miejsc dla uczestników,
- dojazd autokarów,
- dostęp do głównych dróg i obwodnicy.
Konferencja z noclegiem zmienia sposób patrzenia na lokalizację
Przy wydarzeniu dwudniowym lub trzydniowym znaczenie ścisłego centrum często wyraźnie maleje. Jeżeli uczestnicy mają spać w tym samym hotelu, w którym odbywają się obrady, a dodatkowo na miejscu zaplanowane są śniadania, lunche, kolacje i wieczorna integracja, nie muszą codziennie korzystać z miejskiej infrastruktury.
W takiej sytuacji dużą przewagę może mieć obiekt położony poza miastem, który łączy w jednym miejscu sale konferencyjne, pokoje hotelowe, gastronomię i przestrzeń rekreacyjną. Uczestnicy po zakończeniu pierwszego dnia nie muszą rozjeżdżać się do różnych hoteli, a następnego ranka ponownie docierać na konferencję.
Organizator zyskuje również większą kontrolę nad harmonogramem. Łatwiej zaplanować wspólną kolację, networking czy warsztaty wieczorne, ponieważ cała grupa znajduje się w jednym miejscu.
Przy konferencjach z noclegiem warto więc porównywać nie tylko adres obiektu, ale cały pakiet związany z pobytem uczestników.
Obiekt poza miastem może sprzyjać szkoleniom i pracy zespołowej
Nie każde wydarzenie polega na tym, aby jak największa liczba osób mogła szybko wejść na salę, wysłuchać prezentacji i wrócić do domu. Szkolenia, warsztaty strategiczne, spotkania menedżerskie czy wyjazdy zespołowe często mają zupełnie inny cel.
W takich przypadkach pewne oddalenie od codziennego środowiska pracy może działać na korzyść wydarzenia. Uczestnicy nie wychodzą w przerwach do biura, nie wracają na szybkie spotkania i nie rozpraszają się obowiązkami, które czekają kilka ulic dalej. Łatwiej utrzymać wspólny rytm pracy i przejść z części szkoleniowej do integracyjnej.
Obiekt poza centrum może być szczególnie dobrym wyborem przy:
- szkoleniu trwającym kilka dni,
- spotkaniu strategicznym,
- wyjeździe kadry zarządzającej,
- warsztatach zespołowych,
- spotkaniu połączonym z team buildingiem,
- wydarzeniu wymagającym większej prywatności.
W takim przypadku lokalizacja staje się elementem samej koncepcji wydarzenia, a nie jedynie adresem, pod który uczestnicy mają dotrzeć.
Nie każdą konferencję można zamknąć w samej sali
Kolejnym argumentem przemawiającym za obiektem poza ścisłym centrum jest dostępność dodatkowej przestrzeni. Dotyczy to szczególnie wydarzeń, które wykraczają poza klasyczny układ scena – widownia – przerwa kawowa.
Organizator może potrzebować:
- dużej przestrzeni wystawienniczej,
- miejsca na ekspozycję samochodów lub urządzeń,
- terenu na piknik firmowy,
- przestrzeni na aktywności sportowe,
- kilku równoległych sal warsztatowych,
- miejsca na koncert lub wieczorną imprezę,
- dużego parkingu,
- przestrzeni dostępnej dla autokarów i samochodów dostawczych.
W centrum znalezienie obiektu łączącego wszystkie te elementy może być trudniejsze. Na obrzeżach i poza miastem częściej dostępne są większe tereny, które można wykorzystać nie tylko do samej konferencji, ale również do programu towarzyszącego.
Blisko lotniska może znaczyć więcej niż blisko rynku
Jeszcze inaczej należy podejść do lokalizacji podczas międzynarodowego spotkania biznesowego. Jeśli uczestnicy przylatują rano, spędzają kilka godzin na spotkaniu i tego samego dnia wracają, przewożenie ich do centrum może niepotrzebnie wydłużyć cały pobyt.
Wyobraźmy sobie grupę menedżerów przylatujących z kilku europejskich miast. Spotkanie rozpoczyna się o 10:00, kończy o 16:00, a wieczorem uczestnicy mają loty powrotne. Hotel konferencyjny w pobliżu terminala może być w takiej sytuacji znacznie bardziej praktyczny niż obiekt zlokalizowany przy reprezentacyjnej ulicy w centrum.
Szczególnie warto rozważyć okolice lotniska, gdy:
- większość gości przylatuje samolotami,
- wydarzenie trwa krótko,
- uczestnicy nie planują zwiedzania miasta,
- liczy się minimalizacja czasu transferów,
- część osób ma lot powrotny bezpośrednio po spotkaniu.
W przypadku międzynarodowego spotkania biznesowego prestiż centralnego adresu może mieć mniejsze znaczenie niż oszczędność godziny lub dwóch spędzonych w samochodzie.
Odległość od centrum to słaby miernik dobrej lokalizacji
Jednym z najczęstszych błędów jest porównywanie obiektów według liczby kilometrów od centrum. Sama odległość niewiele jednak mówi o rzeczywistej dostępności.
Obiekt znajdujący się 5 kilometrów od śródmieścia może wymagać przejazdu przez najbardziej zatłoczone ulice miasta. Tymczasem miejsce oddalone o 15 kilometrów, ale położone tuż przy obwodnicy, może być znacznie łatwiej dostępne dla uczestników przyjeżdżających z regionu.
Znacznie lepiej odpowiedzieć na kilka praktycznych pytań:
- skąd przyjedzie większość uczestników,
- czy będą korzystać z samochodów, kolei czy samolotów,
- ile zajmuje rzeczywisty dojazd o godzinie 8:00 lub 9:00,
- czy w pobliżu znajduje się dworzec lub przystanek,
- czy obiekt ma wystarczający parking,
- czy konieczne będzie organizowanie transferów.
Dopiero odpowiedzi na te pytania pokazują, czy lokalizacja jest rzeczywiście dobra.
Centrum czy obiekt poza miastem? Wszystko zależy od wydarzenia
Nie istnieje jedna lokalizacja odpowiednia dla każdej konferencji. To, co będzie dużą zaletą podczas kongresu, może okazać się problemem podczas szkolenia wyjazdowego.
| Rodzaj wydarzenia | Lokalizacja, którą warto rozważyć |
|---|---|
| Jednodniowa konferencja dla osób przyjeżdżających pociągiem | centrum lub okolice dworca |
| Spotkanie dla lokalnych uczestników | dobrze skomunikowana część miasta |
| Międzynarodowe spotkanie jednodniowe | centrum lub okolice lotniska |
| Dwudniowe szkolenie z noclegiem | hotel konferencyjny poza centrum |
| Wyjazd integracyjny | obiekt poza miastem |
| Warsztaty strategiczne | kameralny hotel lub resort |
| Event z częścią plenerową | okolice miasta lub obiekt pozamiejski |
| Konferencja z dużą strefą expo | duży obiekt eventowy |
| Wydarzenie dla uczestników przyjeżdżających samochodami | obrzeża lub okolice głównych tras |
| Kongres z dużą liczbą indywidualnych uczestników | centrum i dobra komunikacja publiczna |
Tabela powinna być traktowana jako punkt wyjścia, a nie sztywna zasada. Nawet dwa podobne wydarzenia mogą mieć zupełnie inną strukturę uczestników i wymagania logistyczne.
Lokalizację trzeba porównywać razem z całkowitym kosztem
Obiekt poza centrum może oferować niższą cenę wynajmu, ale jeśli organizator będzie musiał zapewnić autokary dla wszystkich uczestników, oszczędność może szybko zniknąć. Z drugiej strony sala w śródmieściu może być droższa, lecz brak konieczności organizowania transferów i łatwy dojazd pociągiem mogą obniżyć inne koszty.
Dlatego lokalizacji nie powinno się analizować w oderwaniu od pozostałych elementów oferty. Warto porównać cenę sali, parking, noclegi, catering, transport, wyposażenie techniczne i warunki rezerwacji. Jeśli do wyboru pozostaje kilka miejsc, pomocne będzie dokładne porównanie ofert obiektów konferencyjnych, ponieważ dopiero zestawienie wszystkich kosztów i warunków pozwala ocenić, który obiekt jest rzeczywiście najbardziej korzystny.
Czasami miejsce oddalone od centrum okaże się tańsze nawet po uwzględnieniu transportu. Innym razem kilka tysięcy złotych więcej za centralną lokalizację pozwoli uniknąć wielu problemów organizacyjnych. Nie ma więc sensu przyjmować jednej zasady dla każdego wydarzenia.
Uważaj na atrakcyjny obiekt, do którego trudno dotrzeć
Obiekty położone poza miastami często kuszą dużymi terenami, zielonym otoczeniem, rozbudowanym zapleczem rekreacyjnym i efektownymi wnętrzami. Trzeba jednak uważać, aby walory samego miejsca nie przesłoniły problemów transportowych.
Jeżeli do hotelu nie można dotrzeć komunikacją publiczną, organizator może być zmuszony zapewnić transfer. Przy kilkuset uczestnikach oznacza to kilka autokarów, konieczność przygotowania harmonogramu odjazdów i dodatkową koordynację. Pojawia się także problem osób, które spóźnią się na zbiórkę lub będą musiały wyjechać wcześniej.
Przed podpisaniem umowy z obiektem poza miastem warto więc sprawdzić:
- możliwość dojazdu transportem publicznym,
- koszt wynajęcia autokarów,
- czas transferu z dworca lub lotniska,
- dostępność taksówek,
- liczbę miejsc parkingowych,
- liczbę dostępnych pokoi,
- możliwość późnego przyjazdu i wcześniejszego wyjazdu.
Dobre położenie poza centrum powinno upraszczać organizację, a nie tworzyć nowy zestaw problemów.
Najlepsza lokalizacja to ta dopasowana do uczestników
Przy wyborze miejsca na konferencję zamiast rozpoczynać od pytania „jak blisko centrum znajduje się obiekt?”, lepiej najpierw określić, kto będzie uczestnikiem wydarzenia i w jaki sposób dotrze na miejsce.
Jeżeli większość gości przyjeżdża koleją na jednodniową konferencję, centrum może być zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem. Jeśli uczestnicy jadą samochodami na dwudniowe szkolenie z noclegiem i integracją, obiekt przy obwodnicy lub poza miastem może zaoferować znacznie większy komfort. Natomiast przy krótkim spotkaniu międzynarodowym kluczowe może być sąsiedztwo lotniska.
Nie chodzi więc o wybór między centrum a obrzeżami. Chodzi o dopasowanie miejsca do sposobu, w jaki wydarzenie będzie rzeczywiście funkcjonować.
Dobra lokalizacja to taka, która ogranicza zbędne przejazdy, ułatwia uczestnikom dotarcie na miejsce i pozwala sprawnie zrealizować cały program. Czasami będzie to centrum dużego miasta. Innym razem hotel przy obwodnicy, centrum konferencyjne obok lotniska albo obiekt otoczony zielenią kilkadziesiąt kilometrów dalej może okazać się znacznie lepszym wyborem.
