Organizacja konferencji jest nie lada wyzwaniem, szczególnie jeśli ma w niej wziąć udział wielu uczestników. Trzeba określić cel spotkania, wybrać odpowiednią lokalizację.
Sala konferencyjna musi zostać odpowiednio wyposażona, znaczenie ma właściwy układ krzeseł, nocleg, catering. Jest wiele kwestii do załatwienia, dlatego wszystko trzeba zrobić z dużym wyprzedzeniem, aby o niczym nie zapomnieć i zadbać o każdy szczegół. Wybór miejsca, w którym ma odbyć się wydarzenie, nie może być przypadkowy. Pojawia się jednak pytanie, na co zwracać szczególną uwagę podczas przeglądania oferty lokalu.
Jak wybrać odpowiednią salę konferencyjną?
Przy wyborze sali konferencyjnej znaczenie ma to, aby była ona powiązana z tematyką organizowanego wydarzenia. Wiele osób nie zdaje sobie nawet sprawy z tego, jak ważne jest zadbanie o spójność. Wyposażenie sali ma pozwalać na jak najlepsze ukazanie funkcji prezentowanego produktu. Jeśli marka chce dodać sobie prestiżu, to należy wybrać nowoczesny obiekt, który oferuje szereg udogodnień, kojarzy się z funkcjonalnością. Dobra lokalizacja to podstawa, trzeba zawsze mieć na uwadze kwestie dotyczące logistyki. Nie może być problemów z dojazdem do obiektu, w którym ma się odbyć konferencja. Najbezpieczniej będzie wobec tego wybrać miejsce znajdujące się w centrum lub w pobliżu komunikacji miejskiej. Konferencja odbywająca się blisko centrum ma oczywiście wiele zalet, ale nie brakuje też pewnych wad. Można liczyć się z ograniczoną liczbą miejsc parkingowych, niewielką ilość terenów zielonych. Lepszym rozwiązaniem może być wynajęcie sali konferencyjnej oddalonej od zgiełku miasta, w malowniczej i spokojnej okolicy. Uczestnicy konferencji docenią piękną roślinność i miejsce sprzyjające wypoczynkowi. Jeśli jednak konferencja ma trwać przez parę dni i przybędą goście z całego kraju lub nawet zagraniczni, to dla ich wygody warto wybrać obiekt blisko lotniska, ewentualnie dworca kolejowego. Niezbędne będzie także zorganizowanie noclegu.
Na co zwracać uwagę przy wyborze sali na konferencję?
Jeśli na konferencji ma być duża frekwencja, to należy zadbać o liczne atrakcje. Godny polecenia będzie obiekt oferujący zaplecze sportowe i teren rekreacyjny. Zawsze trzeba sprawdzić zarówno możliwości dojazdu, jak i dostępność miejsc parkingowych. Organizator musi wiedzieć, ile dokładnie jest stanowisk na parkingu i czy trzeba uiszczać dodatkowe opłaty za korzystanie z nich. Należy również porozmawiać o możliwościach wykorzystania otoczenia obiektu. Niezwykle ważne jest, aby na sali było odpowiednie nagłośnienie. Niezbędny będzie profesjonalny sprzęt audiowizualny. Nie może zabraknąć mikrofonów bezprzewodowych, rzutnika slajdów i pisma, projektora wideo-komputer, sceny, mównicy, dużego ekranu, laptopa, internetu bezprzewodowego, flipchartów. Sprawdzić trzeba również akustykę sali, oświetlenie, możliwości dotyczące ustawienia krzeseł i stołów. Wielkość sali musi być oczywiście dopasowana do liczby zaproszonych gości. Jeśli będzie zbyt mała, to przełoży się to na dyskomfort uczestników, z kolei za duża nie pozwoli im się skupić i w pełni zaangażować w zajęcia.
