Jeśli miałeś wydarzenie w przeszłości, prawdopodobnie wiesz, jak trudno jest je zorganizować. Jedną z najważniejszych rzeczy w organizowaniu wydarzeniu, które masz, jest wybór idealnej lokalizacji na wydarzenie. Wybór miejsca eventu bez uwzględnienia odpowiednich czynników dla twojego wydarzenia może prowadzić do rozczarowania. Czy to brzmi trochę onieśmielająco? Nie musisz się tak czuć.
Poznanie tej listy kontrolnej przed wydarzeniem pomoże ci dokonać lepszego wyboru.
Najważniejsze informacje na wynos:
- Zrób listę gości
- Ustal datę wydarzenia
- Oblicz swój budżet
- Znajdź odpowiedni rodzaj przestrzeni
- Rozważ inne usługi i udogodnienia w obiekcie
Ustal liczbę gości
Planując miejsce na event, jedną z najważniejszych informacji, które musisz wiedzieć, jest to, kim będą Twoi goście i ilu spodziewa się wziąć udział w Twoim spotkaniu. jednym z największych czynników ograniczających przestrzeń eventową jest jej pojemność. Znajomość liczby gości lub przynajmniej dokładne oszacowanie (może to być zakres) natychmiast ograniczy Twoje możliwości wyboru sali na spotkanie.
Data wydarzenia
Ważnym czynnikiem jest również data wydarzenia. Jeśli wybierzesz zły dzień na wydarzenie, widzowie mogą mieć problem z uczestnictwem. Dlatego ważne jest również dobranie odpowiedniego terminu na Twoje wydarzenie i proponujemy rozważenie tych rad:
- Kiedy Twoi goście są najprawdopodobniej dostępni na podstawie ich harmonogramów?
- Jakie lokale mają odpowiednią i dostępną przestrzeń eventową na wybrany termin?
Oblicz swój budżet
Budżet jest jednym z naszych ograniczeń w wyborze odpowiedniej lokalizacji na event. Przede wszystkim twoje zasoby finansowe są ograniczone. Powinieneś być świadomy swoich ograniczeń finansowych od samego początku. Należy również wziąć pod uwagę oczekiwania odbiorców.
Najlepszy wybór to taki, który uwzględnia zarówno ograniczenia budżetowe, jak i oczekiwania widzów co do przestrzeni eventowej.
Rozważ również poniższe porady:
- Czy miejsca mieszczą się w Twoim budżecie pod względem powierzchni, wyposażenia technicznego i wydatków na catering?
- Należy pozwolić na pewną elastyczność w budżecie na wypadek, gdyby wydatki na pozycje przekraczały plan.
Znajdź odpowiedni rodzaj przestrzeni
Twoje miejsce musi mieć odpowiednią przestrzeń dla rodzaju wydarzenia, które planujesz. Może Twoje miejsce eventowe będzie wymagało parkietu tanecznego, sceny, projektora lub dużego ekranu, czy potrzebujesz systemu nagłośnieniowego.
Dodatkowo możesz zadać to pytanie:
- Czy od strony technologicznej to miejsce odpowiada naszym potrzebom?
- Czy miejsce może pomieścić dźwięk i inne potrzeby techniczne?
- Czy z punktu widzenia standardu stan obiektu odzwierciedla poziom standardowej widowni?
- Przeczytaj także – Wynajem sal konferencyjnych
Rozważ inne usługi i udogodnienia w obiekcie
Zanim wybierzesz odpowiednią przestrzeń eventową, sprawdź też inne usługi przestrzeni eventowej. Możesz przyjrzeć się rodzajom innych usług oferowanych przez obiekt. Niektóre miejsca będą miały również listę preferowanych kontrahentów, z której musisz szukać dostawców innych usług. Inne miejsca mają ograniczenia dotyczące wystroju lub innych aspektów samego wydarzenia i mogą wpłynąć na Twój wybór.
Zadaj sobie te pytania:
- Czy to miejsce oferuje dobre opcje parkowania dla samochodów klientów?
- Czy to miejsce zapewnia wystarczającą ochronę na imprezę?
- Czy to miejsce oferuje dodatkowe usługi, takie jak catering, aranżacje kwiatowe, wynajem stołów, kawiarnię itp.?
- Czy ta przestrzeń wydarzenia ma ekipę przygotowującą i sprzątającą?
- Czy w tym miejscu obowiązują minimalne ilości jedzenia i napojów lub restauracja?
Jak widać, przy wyborze miejsca wydarzenia jest wiele do rozważenia. Jeśli jednak weźmiesz pod uwagę powyższe podczas przeprowadzania badań, znajdziesz idealne miejsce na swoje wydarzenie.
