Początek szkolenia zwykle wygląda obiecująco. Uczestnicy zajmują miejsca, otwierają notatniki, prowadzący przedstawia temat, na ekranie pojawiają się pierwsze slajdy. Przez chwilę wszyscy słuchają. Potem ktoś zerka na telefon. Ktoś inny zaczyna odpowiadać na wiadomości, kolejna osoba patrzy przez okno, a część uczestników nadal sprawia wrażenie skupionych, choć od kilku minut myślami jest już zupełnie gdzie indziej.
To nie musi oznaczać, że temat jest nudny albo trener źle przygotowany. Utrzymanie uwagi przez długi czas jest po prostu trudne. Badania nad koncentracją nie potwierdzają wprawdzie popularnego mitu, że człowiek potrafi skupić się dokładnie przez 15 czy 20 minut, ale pokazują coś znacznie ważniejszego: im dłużej wykonujemy tę samą, szczególnie bierną czynność, tym częściej pojawia się błądzenie myśli.
Dlatego dobrze zaplanowane szkolenie nie powinno być ośmiogodzinnym wykładem podzielonym przerwami kawowymi. Powinno mieć własny rytm.
Nie pytaj, ile godzin ma trwać szkolenie. Zapytaj, co uczestnik będzie w tym czasie robił
Samo stwierdzenie, że szkolenie potrwa od 9:00 do 16:00, mówi bardzo niewiele o jego jakości. Dwa spotkania o identycznej długości mogą być dla uczestników zupełnie różnym doświadczeniem.
W pierwszym trener przez 90 minut prezentuje kolejne slajdy, potem następuje 15-minutowa przerwa i rozpoczyna się następny półtoragodzinny blok.
W drugim przez pierwszych kilkanaście minut uczestnicy poznają problem, następnie analizują przykład, dyskutują w parach, rozwiązują krótkie zadanie, słuchają kolejnego fragmentu prezentacji i wspólnie podsumowują najważniejsze wnioski.
Oba szkolenia mogą trwać tyle samo. Tyle że w drugim przypadku uwaga jest regularnie „resetowana” poprzez zmianę sposobu pracy.
I właśnie to ma ogromne znaczenie.
Mit 20 minut koncentracji można odłożyć na bok
W materiałach dotyczących szkoleń często pojawia się informacja, że po 15, 20 albo 30 minutach człowiek „przestaje się koncentrować”. Takiego uniwersalnego limitu nie da się jednak wyznaczyć.
Możemy bez problemu przez dwie godziny śledzić interesujący film, prowadzić emocjonującą rozmowę albo pracować nad wymagającym zadaniem. Z drugiej strony na monotonnej prezentacji możemy zacząć odpływać już po kilku minutach.
Dlatego trener nie powinien obsesyjnie odmierzać czasu ze stoperem. Znacznie lepiej przyjąć prostą zasadę:
nie pozwalaj uczestnikom zbyt długo pozostawać biernymi.
Jeżeli przez kilkanaście lub kilkadziesiąt minut głównym zadaniem grupy jest wyłącznie słuchanie, warto zmienić formę. Zadać pytanie. Pokazać przykład. Poprosić o rozwiązanie problemu. Uruchomić krótką dyskusję. Pozwolić uczestnikom porównać doświadczenia.
Czasem wystarczą trzy minuty aktywności, aby ponownie skierować uwagę na temat.
Najgorszy model szkolenia? Trener mówi, uczestnicy słuchają
Tradycyjny wykład ma swoje miejsce. Są momenty, w których prowadzący musi uporządkować wiedzę, coś wyjaśnić lub przedstawić bardziej złożone zagadnienie. Problem pojawia się wtedy, gdy wykład staje się jedyną metodą pracy.
Słuchanie jest bowiem aktywnością stosunkowo pasywną.
Znacznie więcej dzieje się wtedy, gdy uczestnik musi wykorzystać właśnie poznaną informację. Odpowiedzieć na pytanie. Podjąć decyzję. Przeanalizować sytuację. Wybrać rozwiązanie. Wytłumaczyć zagadnienie komuś innemu.
Dlatego zamiast kolejnych dziesięciu slajdów można czasem zadać jedno dobre pytanie:
„Co zrobilibyście w takiej sytuacji?”
Nagle sala zaczyna rozmawiać. Pojawiają się różne opinie, argumenty i doświadczenia. Wiedza przestaje być czymś wyświetlanym na ekranie, a zaczyna być wykorzystywana.
Mniej materiału może oznaczać lepsze szkolenie
Jednym z najczęstszych błędów jest chęć przekazania uczestnikom zbyt dużej ilości informacji.
Trener przygotował 120 slajdów, więc chce je wszystkie pokazać. Organizator oczekuje, że podczas jednego dnia zostanie omówiony cały temat. Program zaczyna przypominać wyścig z czasem.
Efekt?
Pod koniec dnia uczestnicy usłyszeli bardzo dużo, ale pamiętają zaskakująco niewiele.
Nasza pamięć robocza ma ograniczoną pojemność. Gdy nowe pojęcia, zasady, liczby i przykłady pojawiają się jedno po drugim bez czasu na ich przetworzenie, część informacji zwyczajnie przepada.
Dlatego często lepiej omówić dziesięć kluczowych zagadnień i pozwolić uczestnikom je przećwiczyć niż pobieżnie przejść przez czterdzieści.
Dobre pytanie przed przygotowaniem prezentacji brzmi więc nie:
„Ile informacji zmieszczę w sześciu godzinach?”
ale:
„Co uczestnik po tych sześciu godzinach powinien umieć zrobić?”
To całkowicie zmienia sposób projektowania szkolenia.
Co 20–30 minut warto coś zmienić
Nie jest to naukowa granica koncentracji, ale bardzo użyteczna zasada organizacyjna.
Po pewnym czasie prezentacji można zmienić sposób pracy. Nie trzeba od razu zarządzać przerwy. Wystarczy zmiana aktywności.
Przykładowy fragment szkolenia może wyglądać tak:
15–20 minut – wprowadzenie do zagadnienia
5 minut – konkretny przykład
10 minut – zadanie wykonywane w parach
5 minut – wspólne omówienie
15 minut – kolejny fragment treści
5 minut – pytania i podsumowanie
Mija godzina, ale uczestnicy nie spędzili jej na robieniu jednej rzeczy.
To właśnie różnorodność jest jednym z najprostszych sposobów podtrzymywania zaangażowania.
Ćwiczenie nie musi oznaczać skomplikowanej gry szkoleniowej
Nie każdy trener chce organizować symulacje, rozdawać kolorowe karteczki albo budować wieloetapowe gry zespołowe. I nie zawsze jest to potrzebne.
Aktywizacja uczestników może być bardzo prosta.
Można poprosić:
„Zapiszcie trzy najważniejsze wnioski z ostatnich 20 minut”.
Albo:
„Porozmawiajcie przez dwie minuty z osobą obok i zdecydujcie, które rozwiązanie byłoby najlepsze”.
Można pokazać krótką historię klienta i zapytać, co poszło nie tak.
Można przeprowadzić szybkie głosowanie.
Można poprosić uczestników, aby samodzielnie przypomnieli sobie najważniejsze elementy omawianego procesu.
Takie drobne przerwy w przekazywaniu treści zmuszają mózg do wykonania pracy. A właśnie wtedy uczestnik zaczyna naprawdę uczyć się, zamiast jedynie obserwować prezentację.
Zamiast kolejnego slajdu „podsumowanie” – pozwól uczestnikom przypomnieć sobie treść
Jednym z ciekawszych wniosków płynących z badań nad uczeniem jest znaczenie aktywnego przypominania.
Jeżeli prowadzący po godzinie zajęć pokazuje slajd zawierający pięć najważniejszych punktów, uczestnicy ponownie je czytają.
Można jednak zrobić inaczej.
Najpierw wyłączyć prezentację i zapytać:
„Jakie trzy rzeczy z tego modułu są najważniejsze?”
Uczestnik musi wtedy samodzielnie wydobyć informacje z pamięci. To zupełnie inna praca niż ponowne przeczytanie tekstu.
Dopiero później można pokazać podsumowanie i porównać odpowiedzi.
Takie krótkie quizy, pytania czy próby samodzielnego odtworzenia informacji mogą być znacznie bardziej wartościowe niż kolejny fragment prezentacji.
Przerwa nie jest zmarnowanym czasem
Podczas intensywnego programu organizatorzy czasem próbują ograniczać przerwy.
„Może skrócimy kawę do dziesięciu minut?”
„Lunch zrobimy w 30 minut, bo mamy dużo materiału.”
„Jeszcze tylko te dwa slajdy przed przerwą.”
Tymczasem przerwa nie jest przeszkodą w prowadzeniu szkolenia. Jest jego częścią.
Po dłuższym okresie skupienia uczestnik potrzebuje zmiany. Wstaje, przechodzi kilka metrów, pije kawę, rozmawia z innymi osobami, przez chwilę nie patrzy na ekran.
Po powrocie łatwiej rozpocząć kolejny blok.
W praktyce często dobrze sprawdzają się krótkie bloki pracy przeplatane aktywnością oraz większe przerwy mniej więcej co 45–60 minut intensywnych zajęć. Nie należy traktować tych wartości jak żelaznej reguły, ale jako rozsądny punkt wyjścia.
Jak może wyglądać dobrze zaplanowane całodzienne szkolenie?
Zamiast myśleć wyłącznie kategoriami „moduł pierwszy, moduł drugi, moduł trzeci”, warto zaprojektować cały dzień pod kątem zmiany aktywności.
Przykładowo:
9:00–9:20 – rozpoczęcie, przedstawienie problemu i oczekiwań uczestników
9:20–9:40 – pierwszy blok wiedzy
9:40–10:00 – analiza przypadku
10:00–10:20 – drugi blok wiedzy
10:20–10:30 – ćwiczenie i podsumowanie
10:30–10:50 – przerwa
10:50–11:10 – wprowadzenie do kolejnego zagadnienia
11:10–11:35 – praca w małych grupach
11:35–11:50 – prezentacja wyników
11:50–12:20 – rozwinięcie tematu przez trenera
12:20–12:30 – pytania i utrwalenie wiedzy
I tak dalej.
Kluczowe jest to, że uczestnicy regularnie przechodzą od słuchania do działania, od pracy samodzielnej do rozmowy, od prezentacji do przykładu.
Dzięki temu szkolenie może trwać cały dzień, a mimo to nie przypomina wielogodzinnego wykładu.
Najtrudniejsze godziny warto zaplanować inaczej
Organizując całodniowe szkolenie, warto pamiętać również o naturalnym rytmie dnia.
Pierwsze godziny mogą być dobrym momentem na bardziej wymagające zagadnienia. Po lunchu trudniej będzie utrzymać zaangażowanie, jeśli trener rozpocznie 70-minutową prezentację pełną tabel i definicji.
Dlatego właśnie wtedy szczególnie dobrze sprawdzają się warsztaty, ćwiczenia, zadania grupowe, analiza przypadków czy elementy wymagające ruchu i rozmowy.
Nie chodzi o organizowanie atrakcji dla samej atrakcji.
Forma ma wspierać cel szkolenia.
Również sala może pomagać w utrzymaniu zaangażowania
Sposób prowadzenia zajęć zależy także od przestrzeni.
Jeżeli szkolenie ma charakter niemal wyłącznie prezentacyjny, klasyczny układ teatralny może być wystarczający. Jeżeli jednak uczestnicy mają regularnie pracować w zespołach, przesiadanie się co 20 minut pomiędzy rzędami krzeseł szybko stanie się uciążliwe.
Dlatego wybierając salę szkoleniową, warto myśleć nie tylko o liczbie miejsc.
Znaczenie ma możliwość zastosowania odpowiedniego ustawienia.
Układ szkolny sprawdzi się przy pracy z laptopami i materiałami.
Podkowa ułatwi rozmowę pomiędzy uczestnikami i prowadzącym.
Wyspy będą wygodne przy pracy zespołowej.
Układ teatralny dobrze sprawdzi się podczas prezentacji dla większej grupy, ale będzie mniej praktyczny, jeśli program opiera się na częstych ćwiczeniach.
Warto również zwrócić uwagę na dostęp do światła dziennego, wentylację, klimatyzację, przestrzeń na przerwy oraz możliwość swobodnego przemieszczania się po sali.
Dobra przestrzeń nie zastąpi dobrego programu, ale może bardzo ułatwić jego realizację.
Najważniejsze pytanie pojawia się dopiero po szkoleniu
Łatwo ocenić szkolenie na podstawie reakcji uczestników.
„Było ciekawie.”
„Trener świetny.”
„Dobre jedzenie.”
„Fajna sala.”
To jednak jeszcze nie oznacza, że szkolenie rzeczywiście zadziałało.
Znacznie ważniejsze pytanie brzmi:
Czy uczestnicy kilka dni później potrafią wykorzystać poznaną wiedzę?
Jeżeli celem było nauczenie pracowników prowadzenia trudnej rozmowy z klientem, powinni potrafić ją przeprowadzić. Jeżeli szkolenie dotyczyło nowego procesu – powinni umieć zastosować go w praktyce.
Dlatego skuteczne szkolenie powinno prowadzić od wiedzy do działania.
Najpierw uczestnik coś poznaje.
Potem musi to zrozumieć.
Następnie powinien spróbować zastosować wiedzę podczas ćwiczenia.
Dopiero później ma szansę wykorzystać ją w rzeczywistej pracy.
Osiem godzin nie musi być problemem
Można zorganizować świetne całodzienne szkolenie. Można również przygotować fatalne spotkanie trwające zaledwie 90 minut.
Sama długość nie decyduje o jakości.
Problem zaczyna się wtedy, gdy przez kilka godzin oczekujemy od uczestników dokładnie tego samego: siedzenia, patrzenia na ekran i słuchania.
Dobre szkolenie ma rytm. Zmienia tempo. Pozwala uczestnikom słuchać, pytać, rozmawiać, zastanawiać się, popełniać błędy, rozwiązywać problemy i sprawdzać własną wiedzę.
Nie trzeba więc walczyć o uwagę uczestników kolejnymi efektownymi slajdami.
Trzeba zaprojektować szkolenie tak, aby co jakiś czas mieli powód, żeby ponownie się zaangażować.
Bo szkolenie naprawdę działa nie wtedy, gdy prowadzący zdąży powiedzieć wszystko, co zaplanował.
Działa wtedy, gdy po jego zakończeniu uczestnicy potrafią zrobić coś, czego wcześniej nie potrafili.
