Dobre szkolenie to znacznie więcej niż interesująca prezentacja, doświadczony trener i pozytywne opinie uczestników. O jego rzeczywistej wartości można mówić dopiero wtedy, gdy zdobyta wiedza lub umiejętności zaczynają być wykorzystywane w praktyce. W przypadku szkoleń firmowych liczy się więc nie tylko to, co wydarzyło się podczas kilku godzin zajęć, ale cały proces – od rozpoznania potrzeb, przez wybór odpowiedniego programu, aż po wdrożenie nowych kompetencji w codziennej pracy.
Dlaczego jedne szkolenia przynoszą widoczne rezultaty, a inne szybko odchodzą w zapomnienie? Najczęściej decyduje o tym nie jeden element, ale kombinacja wielu czynników.
Skuteczne szkolenie zaczyna się jeszcze przed rozpoczęciem zajęć
Jednym z częstszych błędów jest rozpoczynanie procesu od wyszukiwania dostępnych kursów. Firma zauważa problem, pojawia się pomysł zorganizowania szkolenia i dopiero wtedy poszukiwany jest odpowiedni temat.
Tymczasem pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czego organizacja lub konkretny pracownik rzeczywiście potrzebuje.
Jeżeli problemem jest niewystarczająca sprzedaż, nie oznacza to automatycznie, że handlowcy potrzebują szkolenia ze sprzedaży. Przyczyną mogą być niewłaściwie zdefiniowane procesy, niewystarczająca liczba klientów, źle skonstruowana oferta, niedostosowany system premiowy albo brak odpowiednich narzędzi.
Podobnie szkolenie z zarządzania czasem nie rozwiąże problemu przeciążenia pracowników, jeżeli prawdziwą przyczyną jest zbyt duża liczba obowiązków.
Dlatego przed wyborem szkolenia warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:
- jaki problem chcemy rozwiązać,
- jakie kompetencje są obecnie potrzebne,
- czego uczestnicy już potrafią,
- czego im brakuje,
- w jakich sytuacjach będą wykorzystywać nowe umiejętności,
- po czym poznamy, że szkolenie przyniosło rezultat.
Dopiero wtedy można świadomie szukać odpowiedniej oferty.
Cel szkolenia powinien być konkretny
„Rozwój kompetencji”, „poprawa komunikacji” albo „podniesienie umiejętności sprzedażowych” brzmią dobrze, ale są bardzo ogólnymi celami.
Znacznie bardziej użyteczne jest określenie, co uczestnik ma umieć zrobić po zakończeniu szkolenia.
Przykładowo zamiast:
„poprawa umiejętności udzielania informacji zwrotnej”
lepiej określić:
„uczestnik po szkoleniu będzie potrafił przeprowadzić rozmowę feedbackową według przyjętego modelu”.
Taki cel łatwiej przełożyć na program szkolenia, odpowiednie ćwiczenia i późniejszą ocenę rezultatów.
Im dokładniej określone są oczekiwania, tym mniejsze ryzyko wyboru kursu, który będzie ciekawy, ale niedopasowany do rzeczywistych potrzeb.
Program musi odpowiadać poziomowi uczestników
Nie istnieje jedno uniwersalne szkolenie odpowiednie dla wszystkich.
Innych zajęć potrzebuje osoba rozpoczynająca pracę w danej dziedzinie, a innych specjalista posiadający kilka lub kilkanaście lat doświadczenia. Nawet bardzo dobry program może więc okazać się nieskuteczny, jeżeli zostanie skierowany do niewłaściwej grupy.
Przed szkoleniem warto sprawdzić przede wszystkim wcześniejsze doświadczenie uczestników, zakres ich obowiązków, poziom wiedzy oraz problemy, z jakimi spotykają się podczas pracy.
Ma to szczególne znaczenie podczas szkoleń zamkniętych organizowanych dla konkretnej firmy. W takim przypadku program można często znacznie lepiej dopasować do realnych sytuacji, procedur i wyzwań występujących w przedsiębiorstwie.
Uczestnik musi widzieć praktyczne zastosowanie wiedzy
Jednym z najważniejszych pytań pojawiających się podczas szkolenia jest:
„Do czego właściwie mi się to przyda?”.
Jeżeli uczestnik nie potrafi połączyć omawianych zagadnień ze swoją codzienną pracą, jego zaangażowanie szybko spada.
Dlatego skuteczne szkolenia nie powinny ograniczać się do teorii. Warto pokazywać przykłady zastosowania, omawiać sytuacje znane uczestnikom i pracować na problemach podobnych do tych, z którymi rzeczywiście się spotykają.
Im mniejszy dystans pomiędzy szkoleniem a praktyką zawodową, tym łatwiej później wykorzystać nową wiedzę.
Sam wykład zazwyczaj nie wystarcza
Prezentacja może być bardzo dobrym sposobem uporządkowania wiedzy. Problem pojawia się wtedy, gdy staje się jedyną metodą prowadzenia całego szkolenia.
W przypadku kompetencji praktycznych uczestnik powinien mieć możliwość wykonania zadania, popełnienia błędu, otrzymania informacji zwrotnej i ponownego spróbowania.
Dlatego w programach szkoleniowych wykorzystuje się między innymi:
- ćwiczenia indywidualne,
- pracę w grupach,
- symulacje,
- analizę przypadków,
- scenki sytuacyjne,
- dyskusje,
- zadania problemowe,
- quizy,
- warsztaty,
- pracę na rzeczywistych przykładach.
Trudno nauczyć się prowadzenia negocjacji wyłącznie przez słuchanie wykładu o negocjacjach. Podobnie jest z zarządzaniem zespołem, wystąpieniami publicznymi, sprzedażą czy rozwiązywaniem konfliktów.
W wielu przypadkach dopiero ćwiczenie pozwala uczestnikowi przekonać się, czy rzeczywiście potrafi zastosować omawianą metodę.
Dobry trener to nie tylko ekspert
Wiedza merytoryczna osoby prowadzącej ma ogromne znaczenie, ale sama znajomość tematu nie wystarcza.
Dobry trener powinien również umieć przekazać wiedzę w sposób zrozumiały, prowadzić grupę, reagować na pytania, dobierać poziom trudności ćwiczeń oraz udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej.
Ekspert może doskonale znać swoją dziedzinę, ale nie każdy ekspert potrafi skutecznie uczyć innych.
Dlatego podczas wyboru szkolenia warto sprawdzać nie tylko temat programu i markę organizatora, ale również doświadczenie osoby, która rzeczywiście będzie prowadziła zajęcia.
Szczególnie wartościowe może być praktyczne doświadczenie trenera w dziedzinie, której dotyczy szkolenie. Dzięki temu łatwiej odwoływać się do prawdziwych sytuacji, a nie wyłącznie podręcznikowych przykładów.
Zaangażowanie uczestników ma ogromne znaczenie
Szkolenie nie jest jednostronnym przekazywaniem informacji. Dużo zależy również od samego uczestnika.
Aktywne analizowanie problemów, odpowiadanie na pytania, wykonywanie ćwiczeń czy samodzielne przypominanie sobie omawianych zagadnień zwiększa szansę na utrwalenie wiedzy.
Dlatego wartościowe szkolenie powinno stwarzać przestrzeń do aktywności.
Nie oznacza to, że każda minuta zajęć musi być ćwiczeniem. Chodzi raczej o odpowiednią równowagę pomiędzy przekazywaniem wiedzy a jej wykorzystywaniem.
Uczestnik powinien mieć szansę nie tylko usłyszeć o nowej metodzie, ale również zastanowić się, jak zastosuje ją po powrocie do pracy.
Warunki, w których odbywa się szkolenie, również mają znaczenie
Na koncentrację uczestników wpływa także otoczenie.
Nieodpowiednia temperatura, hałas dochodzący z korytarza, słaba akustyka, niewygodne miejsca, problemy z widocznością prezentacji czy brak możliwości swobodnego przeprowadzenia ćwiczeń mogą znacząco utrudniać pracę grupy.
Znaczenie ma również ustawienie stołów i krzeseł. Innego układu potrzebuje kilkugodzinny wykład, innego warsztat wymagający pracy zespołowej, a jeszcze innego szkolenie prowadzone w formie dyskusji.
Przy organizowaniu zajęć stacjonarnych warto więc traktować miejsce jako część procesu szkoleniowego, a nie wyłącznie pomieszczenie, w którym trzeba ustawić uczestników. Więcej na ten temat opisaliśmy w artykule sala konferencyjna na szkolenie – jak przestrzeń wpływa na uczestników.
Odpowiednia przestrzeń nie zastąpi dobrego programu, ale może stworzyć warunki sprzyjające koncentracji, dyskusji i aktywnej pracy.
Więcej materiału nie zawsze oznacza lepsze szkolenie
Organizatorzy czasami próbują zmieścić w jednym dniu jak najwięcej zagadnień. W efekcie uczestnicy otrzymują ogromną liczbę informacji, ale tylko niewielka część zostaje później wykorzystana.
Skuteczne szkolenie nie powinno być wyścigiem z programem.
Czasami lepiej omówić mniej zagadnień, ale pozostawić czas na ćwiczenia, pytania, dyskusję oraz powtórzenie najważniejszych elementów.
Warto również rozważyć rozłożenie procesu rozwojowego na kilka etapów.
Przykładowo:
szkolenie → zadanie do wykonania w pracy → konsultacja → kolejny moduł → ponowne zastosowanie wiedzy.
Takie podejście pozwala stopniowo budować kompetencje zamiast oczekiwać, że całkowita zmiana nastąpi po jednym dniu zajęć.
Najważniejsze może wydarzyć się dopiero po szkoleniu
To jeden z najbardziej niedocenianych elementów procesu.
Uczestnik może wyjść ze szkolenia z dużą motywacją, nową wiedzą i konkretnymi pomysłami. Jeżeli jednak po powrocie do firmy nie otrzyma możliwości wykorzystania nowych umiejętności, większość efektów może szybko zniknąć.
Wyobraźmy sobie pracownika, który uczestniczy w szkoleniu z prowadzenia spotkań. Poznaje nową metodę, ćwiczy ją i chce zacząć ją stosować.
Po powrocie słyszy jednak:
„U nas spotkania zawsze prowadzi się tak samo”.
W takiej sytuacji problemem nie jest jakość szkolenia, ale środowisko, do którego uczestnik wrócił.
Dlatego skuteczność procesu rozwojowego zależy również od tego, czy organizacja daje pracownikom przestrzeń do wdrażania nowych rozwiązań.
Przełożony może znacząco zwiększyć efekt szkolenia
Menedżer nie musi uczestniczyć w szkoleniu razem z pracownikiem, żeby mieć wpływ na jego efekty.
Wystarczy, że po zakończeniu zajęć porozmawia z uczestnikiem o tym, czego się nauczył i co może zastosować w praktyce.
Dobrym rozwiązaniem może być ustalenie jednego lub dwóch konkretnych działań.
Na przykład:
„Podczas trzech kolejnych spotkań z zespołem zastosuję poznaną metodę prowadzenia dyskusji”.
Po kilku tygodniach można wspólnie sprawdzić, co się sprawdziło, co sprawiało trudność i czy potrzebne jest dodatkowe wsparcie.
Takie proste działanie może mieć większy wpływ na wykorzystanie wiedzy niż kolejna ankieta wysłana bezpośrednio po szkoleniu.
Warto zaplanować działania poszkoleniowe
Dobre szkolenie nie musi kończyć się wraz z zamknięciem sali lub wylogowaniem z platformy webinarowej.
Coraz częściej proces uzupełniają:
- materiały podsumowujące,
- checklisty,
- dodatkowe zadania,
- konsultacje,
- krótkie spotkania follow-up,
- mentoring,
- coaching,
- nagrania,
- materiały przypominające,
- kolejne moduły szkoleniowe.
Szczególnie przy bardziej złożonych kompetencjach możliwość powrotu do materiału po kilku tygodniach może być bardzo pomocna.
To właśnie wtedy uczestnik często ma już pierwsze doświadczenia z praktycznym zastosowaniem nowych narzędzi i potrafi zadawać znacznie bardziej konkretne pytania.
Zadowolony uczestnik nie zawsze oznacza skuteczne szkolenie
Po zakończeniu wielu szkoleń uczestnicy otrzymują ankietę.
Jak oceniasz trenera?
Czy materiały były dobre?
Czy poleciłbyś szkolenie innym?
Takie pytania są potrzebne, ale pokazują przede wszystkim poziom zadowolenia.
Można świetnie ocenić trenera i jednocześnie niewiele nauczyć się podczas zajęć. Można również uczestniczyć w wymagającym szkoleniu, które nie było łatwe ani rozrywkowe, ale po kilku miesiącach zauważyć istotną poprawę własnych kompetencji.
Dlatego oceniając skuteczność szkolenia, warto spojrzeć szerzej.
Jak mierzyć efekty szkolenia?
Jednym z najpopularniejszych sposobów myślenia o ewaluacji jest podział na kilka kolejnych poziomów.
Najpierw można sprawdzić, jak uczestnicy ocenili szkolenie.
Następnie – czy rzeczywiście zdobyli nową wiedzę lub umiejętności.
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy wykorzystują je w pracy.
Dopiero później można analizować rezultaty dla organizacji.
Przykładowo firma organizuje szkolenie dotyczące obsługi reklamacji.
Pierwszy poziom pomiaru może pokazać, że uczestnicy wysoko ocenili zajęcia.
Na drugim można sprawdzić, czy potrafią prawidłowo przeprowadzić symulowaną rozmowę z klientem.
Na kolejnym – czy stosują nowy model podczas rzeczywistych kontaktów.
Ostatecznie można analizować, czy zmniejszyła się liczba eskalowanych reklamacji, poprawiły się oceny klientów albo skrócił się czas rozwiązania problemu.
Dopiero takie spojrzenie pokazuje, czy szkolenie rzeczywiście doprowadziło do oczekiwanej zmiany.
Nie każde szkolenie musi przynieść natychmiastowy wynik biznesowy
Warto jednocześnie zachować rozsądek podczas oceniania rezultatów.
Nie wszystkie efekty da się łatwo przeliczyć na pieniądze.
Szkolenie dotyczące komunikacji, przywództwa, współpracy czy radzenia sobie z trudnymi rozmowami może przynosić rezultaty stopniowo.
Trudno również przypisać każdą zmianę jednemu szkoleniu. Wyniki zespołu zależą przecież także od sytuacji rynkowej, sposobu zarządzania, narzędzi, procesów, motywacji i wielu innych czynników.
Dlatego warto dobierać sposób oceny do rodzaju programu zamiast za wszelką cenę próbować wyliczać finansowy zwrot z każdego działania rozwojowego.
Co najbardziej wpływa na skuteczność szkolenia?
Nie ma jednego elementu, który zagwarantuje sukces.
Najlepsze rezultaty pojawiają się zazwyczaj wtedy, gdy cały proces jest spójny.
Firma prawidłowo rozpoznaje potrzebę. Określa konkretny cel. Wybiera szkolenie dostosowane do poziomu uczestników. Trener wykorzystuje odpowiednie metody. Uczestnicy mają możliwość ćwiczenia nowych umiejętności. Warunki sprzyjają koncentracji i aktywnej pracy. Po szkoleniu pracownicy mogą zastosować zdobytą wiedzę, a przełożeni wspierają ich we wdrażaniu nowych sposobów działania.
Na końcu organizacja sprawdza nie tylko, czy szkolenie się podobało, ale przede wszystkim, czy coś dzięki niemu rzeczywiście się zmieniło.
Skuteczne szkolenie to proces, a nie pojedyncze wydarzenie
Najważniejsza zmiana w myśleniu o szkoleniach polega więc na odejściu od traktowania ich jako jednorazowego wydarzenia.
Dzień szkoleniowy jest tylko jednym z etapów.
Proces zaczyna się wcześniej – od diagnozy potrzeb i określenia celu. Trwa podczas zajęć, kiedy uczestnicy zdobywają wiedzę i ćwiczą nowe umiejętności. A jego najważniejsza część często rozpoczyna się dopiero później, kiedy trzeba zastosować zdobyte kompetencje w rzeczywistych sytuacjach.
Właśnie wtedy można odpowiedzieć na najważniejsze pytanie:
czy szkolenie było tylko interesującym wydarzeniem, czy rzeczywiście pomogło uczestnikom działać lepiej?
