Segregatory to przedmioty służące do segregowania i przechowywania dokumentów lub papierów w porządku. Są to teczki z kilkoma oddzielnymi kieszeniami, dzięki czemu można je łatwo posegregować według określonych kategorii. Zazwyczaj wykonane są z tektury lub tworzywa sztucznego i mają grube okładki oraz zapięcia, aby zabezpieczyć zawartość.
Komu tak naprawdę potrzebne są segregatory?
- Uczniowie i studenci – do segregowania notatek i materiałów szkolnych
- Pracownicy biurowi – do archiwizacji dokumentów i papierów
- Kierownicy projektów – do zarządzania dokumentacją projektów
- Osoby prywatne – do przechowywania faktur, rachunków, dokumentów osobistych itp.
W jaki sposób segregatory ułatwiają pracę?
Łatwo powiedzieć, że segregatory ułatwiają pracę, jednak warto zwrócić uwagę na konkrety. Wyróżniamy 5 głównych obszarów, w których przedmioty te faktycznie znacznie ułatwiają pracę. Są to:
- Organizacja: Umożliwiają posegregowanie dokumentów według kategorii, co ułatwia znalezienie potrzebnego dokumentu.
- Łatwy dostęp: Dzięki zapięciu i grubym okładkom, segregatory zabezpieczają dokumenty i umożliwiają łatwy dostęp do potrzebnego dokumentu.
- Oszczędność czasu: W przypadku korzystania z segregatorów, nie trzeba tracić czasu na szukanie potrzebnego dokumentu w stosie papierów.
- Chronią dokumenty: Grube okładki i zapięcia segregatorów chronią dokumenty przed zniszczeniem, zgnieceniem lub zabrudzeniem.
- Ład i porządek: Dzięki użyciu segregatorów, dokumenty są uporządkowane i zachowywane w ładzie, co wprowadza harmonię i sprawność w pracy.
Warto również przemyśleć sposób działania, aby organizacja dokumentów była jeszcze lepsza. Dlatego warto posłużyć się krótką instrukcją kilku kroków, dzięki którym w pełni wykorzystamy potencjał organizacji naszych dokumentów:
Po pierwsze należy zdefiniować swoje potrzeby. Określ więc, jakie dokumenty i materiały chcesz posegregować i jakie kategorie chcesz stworzyć.
Po drugie trzeba wybrać odpowiednie do swoich potrzeb segregatory. Należy zwrócić tutaj uwagę na odpowiednie do wielkości i ilości dokumentów, które będziesz trzymać.
Po trzecie stwórz odpowiednie etykiety. Dzięki nim łatwiej było znaleźć potrzebne dokumenty, stwórz etykiety opisujące zawartość każdej kieszeni.
Po czwarte uporządkuj dokumenty: Posegreguj je według określonych kategorii i umieść je w odpowiednich kieszeniach.
Po piąte regularnie aktualizuj swoje archiwum: Upewnij się, że twoje segregatory są aktualne i że dokumenty są umieszczone w odpowiednich kieszeniach.
Po szóste trzymaj segregatory w bezpiecznym miejscu: Upewnij się, są trzymane w bezpiecznym i suchym miejscu, aby zapobiec uszkodzeniu lub zgubieniu dokumentów.
